E-Mail-Kodex
Leitfaden für den professionellen Versand von Presssemitteilungen per E-Mail
I. Form> Klare Betreff-Zeile: Nennen Sie Thema und Urheber (Kunden, nicht die Agentur) in der Betreff-Zeile. Dies dient zur Themenübersicht und erlaubt eine rasche Selektion.
> Pressetext in E-Mail kopieren: Fügen Sie den Text der Pressemitteilung in die E-Mail ein. Dadurch kann das Thema genau erfasst werden.
> txt-Format: Versenden Sie die E-Mail im txt-Format (das wird von nahezu allen E-Mail-Programmen akzeptiert) oder allenfalls im html-Format ohne Hintergrundbilder; diese erschweren nur das Lesen
> Absender = Antwortadresse: Stellen Sie sicher, dass die Absendeadresse auch bei Antworten oder Rückfragen abgerufen wird. Dies erleichtert ein zügiges Arbeiten in den Redaktionen ungemein.
> Ansprechpartner: Nennen Sie einen Ansprechpartner für Presse-Rückfragen vollständig mit Telefonnummer (Durchwahl!) und persönlicher E-Mail-Adresse.
II. Verteiler> Empfänger verbergen: Zeigen Sie NIE die E-Mail-Adressen der Empfänger in der "An"-Zeile oder gar im E-Mail-Text an!
> Richtige E-Mail-Adressen: Verwenden Sie die E-Mail-Adressen, die für den Empfang von Pressemitteilungen vorgesehen sind, z.B. press@hottelling.de; verwenden Sie persönliche E-Mail-Adressen auch nur für persönliche Anfragen.
III. Anhänge> doc-Anhang: Fügen Sie den Text der Pressemitteilung als Word-Dokument an, nicht als pdf-File.
> max. 1MB: Die Anhänge einer E-Mail sollten 1 MB nicht überschreiten; größere E-Mails werden oft schlichtweg gelöscht.
> Fotos zum Download: Bieten Sie hochauflösende Fotos zum Download an (mit oder ohne vorherige Registrierung), hängen Sie einer E-Mail allenfalls niedrig auflösende Bilddateien zur Voransicht an.
Hamburg, 13. Januar 2006
Zitate nur mit Quellenangabe: medienunternehmung / Carsten Hennig
Zusammengestellt von Carsten Hennig / Fachjournalist und PR-Berater